RFP（提案依頼書）の書き方｜Web制作会社への依頼を成功させる

はじめに

Web制作会社に「良い提案」を引き出すためには、依頼の質が決定的に重要です。曖昧な依頼には曖昧な提案が返り、詳細な依頼には詳細な提案が返る——これはWeb制作の世界の普遍的な法則です。

RFP（Request for Proposal：提案依頼書）は、制作会社に「何を・どんな目的で・どんな条件で作ってほしいか」を伝える公式の依頼文書です。RFPの質を高めることで、複数社からの提案の比較・評価が公平かつ正確になり、最適なパートナー選定につながる。

RFPと要件定義書の違い

要件定義書とRFPは混同されやすいが、役割が異なります。

RFPは「提案を依頼するための文書」であり、要件定義書はその後の「合意を文書化するもの」です。

RFPの基本構成と各項目の書き方

1. 会社・事業の概要

制作会社がプロジェクトを理解するための前提情報を提供します。

記載すべき内容

• 会社名・業種・主力製品・サービス

• 事業規模（従業員数・年商）

• 主要なターゲット顧客・市場

• 競合との差別化ポイント

制作会社は自社のビジネスを深く理解していません。「業界内では知られているが、一般的には説明が必要な情報」を省略せず記載することが、的確な提案を引き出す鍵です。

2. リニューアルの目的と背景

「なぜ今リニューアルするのか」を明確に説明します。

記載例

> 現行サイトは2018年に制作したWordPressサイトです。制作から6年が経過し、スマートフォンの表示品質の低下・PageSpeed InsightsのスコアがモバイルでLCP 5.2秒という状態になっています。競合A社がリニューアル後に検索流入を1年で3倍にしたことも背景の一つです。本リニューアルの主目的は、SEOスコアの改善による検索流入の増加と、問い合わせフォームの改善によるCVR向上です。

3. 目標KPIと成功指標

「リニューアル後に何が変われば成功か」を定量的に記述します。

記載例

• PageSpeed InsightsのモバイルスコアLCP 2.0秒以下（現状5.2秒）

• 月次オーガニック流入を現状の2倍（6ヶ月後）

• 問い合わせ数を月20件から40件に増加（公開後3ヶ月で）

KPIを明示することで、制作会社が提案の中で「どうすればこのKPIを達成できるか」を具体的に盛り込むようになります。

4. 制作範囲（スコープ）

今回のリニューアルで対応する範囲を明確にします。

記載すべき内容

• 制作対象のページ一覧（サイトマップ）

• 既存コンテンツの流用方針

• コンテンツ制作の担当分担（自社・制作会社）

• 対象外の範囲（次フェーズで対応するもの等）

「どこまでやってほしいのか」が不明確なRFPには、見積もりの精度が下がり、会社によって価格差が大きくなります。

5. 機能要件の概要

必須機能と希望機能を分類して記述します。詳細な仕様はRFPの段階では不要ですが、制作会社が工数を見積もれる程度の情報を提供します。

記載例

必須機能：

• お問い合わせフォーム（HubSpot連携必須）

• ニュース管理機能（CMS）

• 導入事例ページのCMS管理

• Google Analytics 4・Search Consoleの設定

希望機能：

• AIチャットボットの統合（別途見積もりで提示してほしい）

• 多言語対応（英語・第2フェーズで検討）

6. デザイン要件

記載すべき内容

• ブランドガイドライン・CIの有無と制約

• デザインの方向性（参考サイト2〜3件と選定理由）

• 避けたい表現・テイスト

• 使用するロゴ・フォント・カラーの制約

参考サイトは必ず「なぜ参考にしたいのか」という理由を添える。「このデザインが好き」ではなく「この情報の整理の仕方を参考にしたい」「このトーンの真剣さが自社ブランドに合う」という具体的な理由があると、制作会社の解釈精度が上がる。

7. 技術要件

制作会社の技術選定を拘束するのではなく、自社の制約と希望を伝える。

記載例

> 現行サイトはWordPressで運用中です。今回のリニューアルではCMSの変更も視野に入れていますが、制作会社の推奨するCMSを採用する柔軟性があります。ただし、非エンジニアの広報担当者が記事更新を行うため、CMS管理画面の使いやすさを重視します。また、PageSpeed InsightsのモバイルスコアLCP 2.0秒以下を必須要件とします。

8. 予算の上限

多くの担当者が「予算を明かすと足元を見られる」と懸念しますが、予算の上限を明示することは発注側にとっても有益です。

予算が不明な場合、制作会社は「どのくらいのクオリティ・規模を想定して提案するか」の判断ができず、的外れな提案が返ってくることが多いです。

記載例

> 制作費の予算上限は○○○万円（税別）を想定しています。公開後の年間保守費用は別途○○万円程度を検討しています。予算内で最大の成果が得られる提案を期待します。

9. スケジュール

記載すべき内容

• 提案書の提出期限

• 選定・発注決定の予定日

• プロジェクト開始予定日

• 公開目標日（固定されている場合はその理由）

公開日が固定されている場合（決算期・展示会・新事業のローンチ等）は、その背景を説明することで制作会社がスケジュールのリスクを正確に評価できます。

10. 選定基準と評価方法

制作会社に「どのような観点で選定するか」を事前に伝えることで、提案の質が向上します。

選定基準の記載例

11. 提出形式と質問対応

記載すべき内容

• 提案書の提出形式（PDF・PowerPoint等）

• 提出方法（メール・ファイル共有サービス等）

• 質問の受付方法・回答方法（一括回答か個別回答か）

• 質問の受付期限

良いRFPと悪いRFPの差

良いRFP

• ビジネス目的・KPIが明確

• 現状の課題がデータで裏付けられています

• スコープが具体的に記載されています

• 予算・スケジュールが明示されています

• 選定基準が公開されています

悪いRFP

• 「きれいなサイトにしてほしい」という定性的な要件のみ

• 現状の情報（URL・アクセス数等）が共有されていない

• 「できればたくさんのページを作ってほしい」という曖昧な範囲

• 「できる限り安くしてほしい」という予算の非開示

まとめ

RFPは「良い提案を引き出すための投資」です。RFPの作成に時間をかけることで、制作会社との認識齟齬を減らし、的確な提案・見積もりを受け取り、公正な選定を行うことができます。

11の構成要素を整理したRFPを作成し、複数社への同時依頼を行うことで、最適なリニューアルパートナーを見つける確率が大幅に向上します。次の記事では、制作会社選定の判断基準を解説します。