Web制作会社への発注で後悔しないRFPの書き方

はじめに

Web制作の失敗事例の多くは、「発注前の情報共有が不十分だった」ことに起因します。「言った・言わない」のトラブル、仕様の解釈の食い違い、想定外の追加費用——これらのほとんどは、RFP（Request for Proposal：提案依頼書）を適切に作成することで防ぐことができます。

RFPとは、制作会社に提案・見積もりを依頼する際に渡す仕様書です。自社のプロジェクト概要・要件・条件を明文化したドキュメントであり、複数社に同条件で提案を依頼する際の前提となります。本記事では、Web制作RFPの構成と各項目の書き方を実践的に解説します。

RFPを作るメリット

RFPを作成することには、発注側・受注側の双方にメリットがあります。

発注側のメリット

• 自社の要件を整理することで、プロジェクトの全体像が明確になります

• 複数社への公平な比較・評価が可能になります

• 「言った・言わない」のトラブルを防ぐ証跡になります

• 提案の質が上がり、発注先選定の精度が高まる

受注側のメリット

• 要件が明確なため、精度の高い見積もりが出しやすい

• プロジェクト開始後の手戻りリスクが下がる

• 提案に集中できます

RFPの基本構成

1. プロジェクト概要

まず、プロジェクトの全体像を端的に説明します。制作会社が「何のためのサイトか」を理解できることが目的です。

記載すべき内容

• 会社名・事業概要（業種・主力製品・サービス・ターゲット顧客）

• プロジェクトの目的（なぜこのタイミングでサイトを作るのか・リニューアルするのか）

• 達成したい成果（問い合わせ数○件/月、採用応募数○件/月など定量目標があれば記載）

• プロジェクト名称（内部呼称）

記載例

> 当社は産業機械の製造・販売を手がけるBtoB企業（従業員200名）です。現行コーポレートサイトは5年前に制作しており、スマートフォン対応が不十分なため、モバイルからの問い合わせ獲得が課題となっています。本プロジェクトでは、問い合わせ数を現状の月20件から月40件に倍増させることを目標に、コーポレートサイトの全面リニューアルを行います。

2. 現状と課題

現在のサイトの問題点と、なぜ解決が必要かを整理します。

記載すべき内容

• 現行サイトのURL・制作時期・使用CMS

• 現状のアクセス数・主要指標（GA4データがあれば）

• 感じている課題（デザイン・機能・パフォーマンス・管理性等）

• 競合他社のサイトで参考になる点

3. 制作範囲・ページ構成

どこまでを今回のプロジェクトで対応するかを明確にします。

記載すべき内容

• 制作対象ページの一覧（サイトマップ形式が望ましい）

• 既存コンテンツの流用可否

• 新規コンテンツの制作要否（文章・写真・動画等）

• 多言語対応の有無

サイトマップの例

4. 機能要件

必要な機能を「必須」「あれば良い」に分類して記載します。

機能要件の例

5. デザイン要件

ブランドのガイドラインや参考サイトを共有することで、デザインの方向性を伝える。

記載すべき内容

• ブランドガイドライン・CI/VIの有無

• 使用するロゴ・カラー・フォントの制約

• 参考にしたいサイト（国内外問わず2〜3件）

• 避けたい表現・テイスト

• 動画・アニメーションの希望

6. 技術要件

使用するCMS・ホスティング環境について、制約や希望を記載します。

記載すべき内容

• 現行のCMS・サーバー環境（移行の有無）

• CMSの希望（WordPressが必要か、ヘッドレスCMSでも良いかなど）

• 連携が必要な外部システム（MAツール・CRM・SFAなど）

• セキュリティ要件（SSL・WAF・バックアップ頻度等）

7. スケジュール

プロジェクトの希望期間と主要マイルストーンを記載します。

記載例

• 提案書受領期限：○月○日

• 発注決定：○月○日

• キックオフ：○月○日

• デザイン確認：○月○日

• 公開目標：○月○日（公開時期が固定されている場合はその理由も記載）

8. 予算

予算の上限を明示することを推奨します。「予算を明かすと足元を見られる」という懸念もありますが、予算範囲が不明なままでは制作会社が要件の優先度を判断できず、的外れな提案が返ってくることが多いです。

記載例

> 制作費の予算上限は○○○万円（税別）を想定しています。公開後の年間保守費用は別途○○万円程度を検討しています。

9. 選定基準

制作会社に「どのような観点で選定するか」を伝えることで、提案の質が向上します。

選定基準の例

• 同種プロジェクトの実績（30%）

• 技術力・使用技術の妥当性（25%）

• 提案の質・課題理解度（25%）

• 費用対効果（20%）

10. 提案の提出形式と質問対応

制作会社が提案を作成しやすいよう、提出形式と質問対応の窓口を明記します。

記載例

> 提案書はPDFまたはPowerPoint形式でご提出ください。見積書は別途Excelにてご提出をお願いします。ご質問は○月○日までに担当（メールアドレス）あてにご連絡ください。○月○日に一括回答します。

RFP作成でよくある失敗

要件が曖昧すぎる

「きれいなサイトにしたい」「使いやすくしてほしい」という定性的な要件だけでは、会社によって解釈がまったく異なります。定量的な目標と具体的な機能要件をセットで記載します。

ページ数・機能が不明瞭

ページ数と機能が不明瞭な状態では正確な見積もりが出せません。確定していない部分は「未定・要相談」と明記した上で、わかる範囲で最大限の情報を提供します。

スケジュールが短すぎる

「来月公開したい」という無理なスケジュールを前提にしたRFPは、品質に問題が生じるリスクがあります。デザイン確認・修正・テストの工程に必要な時間を考慮した現実的なスケジュールを設定します。

まとめ

RFPは、Web制作プロジェクトを成功させるための「設計図」です。作成に時間を要しますが、発注後のトラブルを防ぐ最大の防衛手段でもあります。

本記事で紹介した10の構成要素を埋めることで、制作会社から的確な提案を引き出し、公平な比較選定が可能になります。次の記事では、制作会社から届いた見積書の正しい読み方と、費用の内訳を確認するポイントを解説します。