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まだ会議で消耗してるの?みなさんの会議は効率的に運用されてますか?

ナレッジ・ノウハウ
まだ会議で消耗してるの?みなさんの会議は効率的に運用されてますか?

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Photo by Rodeo Project Management Software on Unsplash

はい、お疲れさまです。shinoyuでございます(`・ω・´)
今日はなんの話題にしようかなと悩んでいるところに、なぜかリアルタイムで伸びてるこのツイートがありまして。


議事録の作り方についてちょっと呟いてみただけなんですが、ちょっとまってくれ。こんなに伸びるの想定してなかったぞ。みんな普段どんなミーティングしてるんだ。すごく心配になるな(´・ω・`)

ということで、本日はこの議事録について書いてきます。

会議と議事録

当たり前の当たり前ですが、会議の成果物として上がってくるのが議事録です。どのような決定がなされたか、それはどういった情報・経緯から決定されたか、そして誰が決定に対してアクションするのか。そういうものが1つのドキュメントとして出力されたものが議事録なのです。

決まったことを誰かが記録して、内容をみんなで確認し、認識の相違がないことを押さえる。後から見返せるように参加者全員に内容を展開し、明確なアクションアイテムがあるのであれば、その進捗を追う。ここまでが議事録を成果物とする「会議」で行うべき一連の流れとなります。


この議事録。昔はメモ帳とメールでやっていくしかなかったんですよね。特定の一人が書いて、内容を整理してメールで関係者に送る。訂正があればそこを修正して再度メールで送る。15年ほど前だといろんなところでこういう運用がなされていました。


しかし今は令和である。今では複数人がリアルタイムで編集することが可能なサービスはたくさんあります。弊社で使い倒してるNotionもそうですが、Google DocsでもMicrosoft Office Onlineでもできるわけですね。後はエンジニアだと知っている人が多いScrapboxとか、CodiMD(HackMD) とか。そういうツールがたくさんある現在、化石のような運用に合わせる必要は全くないわけです。


参加者全員で同時編集!議論を結論まで導き、結論書いたと同時に各々が内容チェック!発生したアクションアイテムは担当者をつけてメンション設定し、終わったらURLを全社に共有!見たまえ諸君、これが令和の会議だ。このメリットは後から会議の内容思い出して整理しなくていいところですね。事件は会議室ですべて終わってますから。


音声録音してそれを共有しているという運用をされている方もいらっしゃるようです。私も試したことあるんですけど、音声そのままだと特定の部分だけ知りたい時に面倒だし、かと言って後から文字起こしするにしてもその部分の音声全部聞いて要点整理するのすげー手間だったのであまり使わなくなりました。その場でリアルタイム編集が合ってた。
ただ、後から整理しなくていいものであれば音声や動画が一番ちょっぱやなのは間違いないので、時と場合によって使い分けましょう。

新人の通過儀礼としての議事録

多くの企業でよく議事録作成の実態としてあるのが、新参者に議事録を作らせる、です。これ自分が入った最初の会社でもやってましたね。流れてくる反応を見ていると、やはり新人など、特定の人に議事録作成を任せっきりにしているところもあるらしく、私が見てきた実情とも一致するところがあるみたいですね。

で、新人に議事録取らせる派の言い分としてよくあるのが、「新人に議事録を書かせることで、会話をちゃんと理解するために意識を向かせることができ、且つ、文章を整理させるスキルや、段取り力を身につける訓練ができる」とかそういうニュアンスのやつですね。

例のツイートでは、新人にさせんな、って呟いたんですよ。一番前提知識や情報を持ってる偉いヤツほど率先して書けと。単に会議を効率的に進めるのであれば一番効率的なやり方は間違いなくコレです。新人に書かせても必要な情報が足りなさすぎて質が低くなりがちですからね。


しかし、しかしですよ。新人に議事録取らせたい派の人たちの言い分も実際間違ってなかったりするんですよ。反証できないかなぁって色々考えてみたんですけどね。

要約は皆が持ってるスキルではない

社会人。みなが思っているより文書の要約苦手です。それこそ大学時代しっかり研究やってた方はそうでもないのですが、それ以外の属性の人で最初から得意な人は経験上見たことありません。普段口語でなんとなくやり取りしているだけで整理まで行き着かない人が多くいます。中学・高校の教育過程で少しは学んでいるはずなんですけども。学校教育の敗北点かもしれない。

そういった人たちには、議事録を取ることで話の要約の仕方や、文書として整理する力、会議前の段取り、上司・先輩から受けたレビューの対処の仕方、などなどを学ぶことになるのです。


そういう効果は確かにある。しかし、新人に任せっきりにするのも違うわけです。会議の後に議事録まとめさせてレビューして修正してのプロセス。別に会議の場でしちゃいけないというルールはない。基本書くのは新人にまかせてもいいんですが、間違って認識していることや、情報が足りないところは先輩や上司が適切に補完してあげましょう。「コレ漏れてるから注意してね。今書いといたよ」「ここの話はそうじゃなくてこういう理解だね。ちょっと書き直すね」


議事録をみんなで書きながら指摘して理解してもらう。後からレビューしてちまちまやるよりこっちの方が効率的ですし、その場で質問なども出来るので作業の理解度も上がります。複数の人がいる場でわいわいしたほうが記憶にも残りやすいですからね。

おわりに

会議とはチームで働く上で必ず行われるものです。理想でいえばチャットなどの非同期コミュニケーションだけで仕事を進められることが望ましい。しかし一方で会議したほうがいい話題などもあります。

私は「対面による力場」とか呼んだりするのですが、対面で会話しないと生まれないアイデアが出てきたりしますしね。せっかくみんなで顔つき合わせて出てきたアイデアです。参加者の時間を平等に奪っているわけですから、最大限に実りある場にしないといけないのです。意図や結論を正確に、かつ素早く整理して、ステークホルダーに漏れなく周知して、実行に移す。会議に無駄な時間を掛けている場合ではない。

会議は仕事の一部でしかありません。我々の仕事は、決定したことを実行に移し、成果につなげることなのだから。

shinoyu

CTO兼人事なエンジニア

1986年生まれの35歳。組み込みからキャリアを始め、モバイルゲーム開発、ECサービス、広告系のエンジニア経験しつつ、プロダクトマネージャーやエンジニアマネージャー、人事、インサイドセールスなどをやっていたよくわからない生き物。 今は自社プロダクトの開発頑張りつつ、クリエイターが働きやすい会社組織をつくるのをやってます。

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